Læsetid: 4 min
Mål vs. formål i projekter
De fleste projektledere kender situationen. Projektet kører, alle arbejder hårdt, men retningen bliver uklar, fordi mål og formål flyder sammen. Netop forskellen mellem mål og formål i projekter er et af de mest undervurderede temaer i projektledelse. Når de to begreber ikke er tydeligt adskilt, bliver beslutninger langsomme, scopeet forskydes, og succeskriterierne mister skarphed.
Netop derfor er arbejdet med mål og formål afgørende, og det er et område der ofte har markant effekt på både projektflow og samarbejde.
Hvorfor forskellen betyder noget
Når formålet ikke står klart, bliver projektet sårbart over for misforståelser og skiftende prioriteringer. Formålet er projektets begrundelse. Det er svaret på hvorfor projektet findes. Målene er derimod de konkrete og målbare resultater, der skal skabe værdi. Når denne adskillelse er tydelig, bliver det lettere at træffe valg undervejs, og det bliver langt lettere at kommunikere med styregruppen og interessenterne.
En tydelig kobling mellem mål og formål giver også en bedre projektplan og gør risikoanalyse mere præcis.
Læs mere om projektmål og projektplan her
Hvad forskellen betyder i praksis
I praksis ser man ofte, at projektgruppen taler om mål, når de egentlig beskriver formålet.
Eksempel: Et IT projekt ønsker at indføre et nyt system. Hvis gruppen siger at formålet er at implementere systemet, mangler de det egentlige hvorfor. Det reelle formål kunne være at reducere fejl, skabe en bedre kundeoplevelse eller forbedre arbejdsgange. Implementeringen er et mål, ikke et formål.
Et tydeligt formål gør det lettere at prioritere funktioner, planlægge kommunikationen og drøfte ændringer i scope med styregruppen. Det giver også mere ro i teamet, fordi alle forstår hvilken værdi projektet skal skabe.
Konkrete værktøjer du kan bruge:
Når du skal adskille mål og formål, kan du bruge følgende enkle værktøjer.
Hvorfor!
Fem gange hvorfor.
Stil spørgsmålet hvorfor indtil intentionen er tydelig.
Smart modellen
Brug SMART modellen, når målene skal formuleres konkret.
Se mere om SMART modellen i min ordbog her.
Effektiv kommunikation
Interessentanalysen som støtte til at forstå hvilke forventninger, der knytter sig til formålet.
Hvis du er i tvivl, så læs blogindlægget ‘Hvad er interessentanalyse?’
Ved at kombinere disse tre værktøjer bliver din projektbeskrivelse både skarpere og lettere at kommunikere. Du kan også se trin for trin guide herunder til at, hvis du har brug for mere hjælp til at definere mål og formål:
Trin for trin guide til at definere mål og formål
Denne proces kan bruges i starten af et projekt eller i et projekt der allerede er i gang og trænger til afklaring.
- Start med formålet. Skriv hvorfor projektet eksisterer.
- Indkreds hvem der får værdi af projektet og hvordan.
- Formuler tre til fem projektmål, der er målbare og realistiske.
- Test formålet og målene på projektgruppen og styregruppen.
- Opdater projektplanen så målene indgår i alle centrale beslutninger.
Typiske fejl og hvordan du undgår dem
Tre fejl går igen i mange projekter:
- Formålet bliver formuleret for teknisk og mister sin menneskelige relevans.
- Mål bliver formuleret i brede vendinger, der ikke kan måles.
- Formålet glemmes undervejs, og beslutninger træffes kun ud fra leverancer.
Du undgår disse fejl ved at opsummere formålet i hver statusrapportering, holde dine mål synlige i projektplanen og lade dem fungere som kompas, når projektet møder ændringer.
Afrunding
Når du skelner klart mellem mål og formål bliver projekter lettere at styre. Beslutninger bliver tydeligere. Teamet får en fælles retning. Dialogen med interessenter bliver mere professionel. Og du får stærkere argumenter når scope eller prioriteringer skal justeres. Det er en lille investering der ofte giver stor effekt.
Hos Leer Coaching og Consulting tilbyder vi undervisning og kurser inden for projektledelse, procesledelse, forandringsledelse og forandringsprocesser.